隱私權保護政策

最後更新日期：2025 年 12 月 15 日

勤業應用軟體股份有限公司（以下簡稱「本公司」）非常重視您的隱私權。本《隱私權政策》（以下簡稱「本政策」）旨在說明當您使用 Division 1 Sales（以下簡稱「本服務」）時，我們如何蒐集、處理、利用及保護您的個人資料。

請您詳細閱讀本政策。當您註冊或使用本服務時，即視為您已同意本政策之所有內容。

一、我們蒐集的資料類型

為了提供商務營運整合服務（包括但不限於報價單管理、CRM、文件雲端儲存、社群發文與電子報行銷等功能），我們會蒐集以下各類資料：

  1. 會員個人資料

    指您註冊成為本服務會員時，直接提供給我們的資料：

    • 識別類： 姓名、電子郵件信箱、聯絡電話、服務單位（公司名稱）、職稱、統一編號、地址或其他得以直接或間接識別您個人之資料。
    • 財務類： 信用卡末四碼、交易金額、發票資訊（註：完整信用卡號由第三方金流服務商處理，本公司不予儲存）。
    • 第三方授權： 若您授權本服務代為發文，我們將蒐集該平台回傳之授權憑證 (OAuth Tokens) 及公開個人檔案資訊（如 User ID, Email）。
  2. 業務託管資料

    指您使用本服務之 CRM、報價、文件管理與社群行銷等功能時，輸入、上傳或儲存至本系統之資料。

    • 資料內容： 包含但不限於您自行輸入之客戶姓名、聯絡方式、報價內容、交易紀錄、上傳之雲端文件，以及其他您透過系統自訂欄位所蒐集之資訊。
    • 特別聲明： 針對此類資料，您為「資料控制者」，本公司僅受您委託作為「資料處理者」。本公司除依您的指示進行儲存、備份及系統維運外，絕不會將您的客戶資料用於本公司之行銷或販售予第三方。
    • 敏感個資排除： 本服務之一般資料庫設計並非針對「特種個人資料」（如病歷、醫療、基因、性生活、犯罪前科等）進行特殊加密。請勿將此類敏感個資輸入至本系統之任何欄位（含備註欄）中，若因您違反本項導致資料外洩，本公司不負相關法律責任。
  3. 自動資訊收集工具

    當您造訪本服務網站或使用系統時，我們可能透過 Cookies、網路信標 (Web beacons)、嵌入式網路連結及其他普遍使用的資訊收集工具蒐集資料：

    • 裝置資訊： 瀏覽器類型、語言、存取時間、作業系統、IP 位址。
    • 行為資訊： 點選流向行為（即您瀏覽的網頁、點選的連結、由何網站連結至本服務）。
    • 電子郵件互動： 我們可能在寄出的系統信件或電子報中嵌入連結或像素，以便在您打開電子郵件或點選連結時收集資訊，這有助於我們確認訊息是否有效傳達。
    • IP 位址： 是一組自動指定給您電腦的號碼，每當您在網路瀏覽時，網路伺服器可藉此辨識您的電腦。我們將利用 IP 位址進行系統管理及安全監控。

二、個人資料的蒐集、處理及利用方式

本公司蒐集您的資料，係為了達成以下目的：

  1. 契約履行： 提供報價單建立、CRM 管理、文件雲端儲存、社群發文、電子報發送及使用者論壇等核心功能。
  2. 身分驗證： 確認會員身分，保護帳號安全。
  3. 金流服務： 處理訂閱費用扣款、開立發票及帳務管理。
  4. 產品開發與優化： 利用稽核、資料分析及研究等內部目的，以改進本公司之產品、服務及使用者體驗。
  5. 客戶服務與重要通知： 回應您的問題、技術支援，並發送重要通知（如購買產品確認、服務條款或政策修改之通知）。由於本項通知訊息對您與本服務之權利義務關係十分重要，您無法選擇拒絕接收本項通知。
  6. 行銷與活動公告： 我們可能使用您的個人資料通知您有關本公司最新產品公告、軟體更新、促銷優惠以及即將發生的事件。若您不希望列載於行銷通訊名單上，您只要提出取消需求（或點擊信件中的取消訂閱連結），即可隨時退出。

三、資料分享與第三方揭露

本公司不會將您的個人資料出售或出租給其他人。但在下列情況下，我們會將必要資料提供給第三方：

  1. 基礎設施與服務供應商
    • 本服務託管於 GoDaddy 及其他雲端服務商之伺服器。
    • 金流交易由本公司合作之第三方金流服務商處理。
    • 電子郵件派送可能使用 AWS SES 等服務。
  2. 第三方平台串接：
    • 當您使用「社群發文」功能時，系統將依據您的指令，透過 API 將您的發文內容傳輸至 Meta (Facebook) 或 LinkedIn。
  3. 商業轉讓：
    • 若本公司涉及合併、收購、資產出售或公司重組，您的個人資料可能作為該交易資產的一部分轉移給相關第三方。我們將在轉移前通知您，並確保您的資料持續受到隱私權政策的保護。
  4. 法律要求與保護：
    • 為回應警察、政府機關正式授權的資訊要求，或為遵守法律、法院命令。
    • 為協助預防詐欺，或保護本公司、員工及第三方的權利與人身安全。
  5. 國際數據傳輸：
    • 您了解並同意，鑑於網際網路之全球性質及本公司使用之雲端基礎設施（如 GoDaddy, AWS），您的個人資料可能會被傳輸至、儲存於或處理於台灣境外的司法管轄區（例如美國、新加坡）。本公司僅會選擇符合國際資安標準（如 ISO 27001、GDPR 合規）之雲端服務供應商進行資料託管，以確保您的資料在傳輸至境外時仍受到適當程度的保護。

四、資料保留期限

本公司依據「服務條款」及相關法規，制定以下資料保留原則：

  1. 業務與託管資料（報價單/客戶資料/文件等）
    • 付費會員: 訂閱期間永久保留。
    • 免費/過期會員： 保留 1 年。若超過 1 年未續約，系統將自動刪除相關業務資料。
  2. 交易與稅務資料：
    • 依據《商業會計法》及稅法規定，您的訂單紀錄、付款明細與發票資訊，將保留至少 5 年。此類資料即使在您刪除帳號後，仍需依法封存，不得刪除。
  3. 系統操作紀錄：
    • 保留 1 年，逾期自動銷毀或匿名化。

五、資料安全措施

我們採取合理之技術與組織措施來保護您的資料：

  1. 安全技術： 全站採用 SSL/TLS 傳輸加密、密碼雜湊 (Hash) 儲存、權限存取控制及定期備份機制。
  2. 個資事故通知： 若發生個人資料被竊取、洩漏、竄改或其他侵害事故，本公司將於查明後，依據《個人資料保護法》及其施行細則之規定，以適當方式（如電子郵件或網站公告）通知受影響之會員，並說明已採取之因應措施。
  3. 自我保護： 儘管我們盡力保護，但網際網路傳輸無法保證 100% 安全。您有責任妥善保管您的帳號密碼，切勿將密碼告知他人。

六、您的權利

依據《個人資料保護法》第三條，您針對您的個人資料享有以下權利：

  1. 查詢或請求閱覽。
  2. 請求製給複製本（本公司得酌收必要成本費用）。
  3. 請求補充或更正。
  4. 請求停止蒐集、處理或利用。
  5. 請求刪除。
權利行使之釐清與限制：
  1. 針對會員個人資料： 您可隨時透過客服信箱向本公司行使上述權利。
  2. 針對業務託管資料： 若您是本服務會員之客戶（即您的資料是由我們的會員輸入至系統中），且您欲行使刪除或更正權利，請直接聯繫輸入該資料之會員（資料控制者）。本公司作為資料處理者，將配合會員之指令進行處理。
  3. 限制： 若您請求刪除之資料涉及核心服務運作（如 Email）或法定保留義務（如 5 年交易紀錄），本公司可能無法完全滿足您的刪除請求，或必須終止對您的服務後方能執行。

七、Cookies 與其他技術

  1. 技術使用： 本服務使用 Cookies、Web Beacons 及類似技術來紀錄您的偏好設定、維持登入狀態並分析網站流量（如使用 Google Analytics）。
  2. 資料屬性： 由 Cookies 與其他技術所收集的資料（如點擊流向），原則上視為非個人資料。然而，若 IP 位址或其他類似之身分識別資料依當地法律被認定為個人資料，或非個人資料與個人資料合併使用時，我們亦將此等資料視為個人資料進行保護。
  3. 您的控制權： 大部分之瀏覽器允許您從電腦硬碟中刪除 Cookies 資料、阻斷接受 Cookies、或於 Cookies 資料被儲存前接獲警告通知。您可以選擇自行設定瀏覽器拒絕 Cookies，但這可能導致本服務部分功能（如記住帳號）無法正常運作。

八、公開論壇、檔案分享與站內互動

  1. 論壇自願揭露： 本服務包含讓使用者互相交流之討論區、論壇或留言板。請注意，您在這些公開區域所揭露的任何資訊（包括但不限於姓名、Email、公司業務狀況、問題描述），將成為「公開資訊」。
  2. 檔案分享與連結管控：
    • 本服務之文件管理模組（雲端硬碟）允許您將檔案透過連結分享給他人。
    • 分享權限： 您應自行負責設定分享連結之權限（例如：「僅限特定會員」或「知道連結的任何人」）。
    • 公開連結風險： 若您選擇「知道連結的任何人」，即代表該檔案無需登入即可被存取，且可能被轉傳、索引或被未經授權之第三方下載。
  3. 文件傳輸與站內關聯：
    • 自動匹配機制： 當您透過本服務發送報價單、申請單、發票、合約、訂單處理狀態通知、貨運通知或其他各類文件給第三方時，若該接收者的電子郵件信箱已註冊為本服務之會員，系統將自動將該文件與接收者的帳號進行關聯。
    • 資料可視範圍： 該接收者登入其帳號後，將可於站內直接查看該文件內容、當前狀態；若該文件為報價單，則包含相關之歷史版本紀錄。
    • 使用者責任： 您在發送前有義務確認接收者 Email 之正確性。若因您輸入錯誤 Email 導致文件關聯至錯誤之會員帳號，本公司不負資料外洩之賠償責任。
  4. 免責聲明：對於您自行選擇在公開論壇揭露之個人資料、因設定「公開連結」導致之檔案外流，或因輸入錯誤收件人資訊導致之站內資料誤傳，本公司不負任何隱私保護、保密責任或損害賠償責任。

九、外部連結免責

  1. 連結至第三方網站： 本服務之網站或內容可能包含前往其他非本公司控制之網站連結（例如使用者分享之連結、廣告商連結）。
  2. 免責聲明： 一旦您使用這些連結離開本網站，您應注意我們對該外部網站沒有任何控制權。因此，對於您在訪問該類網站時所提供之任何資訊，本公司不負保護責任，該類網站亦不受本隱私權政策之規範。
  3. 自我保護： 您應謹慎行事，並詳細閱讀該外部網站之隱私權聲明，以確保您的權益。

十、隱私權政策之修訂

本公司保留隨時修訂本政策之權利。修訂後的條款將公佈於本網站，重大變更將透過電子郵件通知您。若您於修訂後繼續使用本服務，即視為您已同意新版隱私權政策。

十一、聯絡我們

若您對本隱私權政策有任何疑問，或欲行使您的個人資料權利，請填寫聯絡我們表單或透過以下方式聯繫我們：

  • 公司名稱： 勤業應用軟體股份有限公司 Division 1 Sales Software Co., Ltd.
  • 聯絡信箱： service@division1sales.com
  • 連絡電話： 02-2732-7058